Eigener Videokonferenz-Server ohne Betriebsaufwand
Effiziente Verwaltung ohne digitales Lock-in
Die Kreisverwaltung mit ihren über 1000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern legt viel Wert auf eine souveräne Digitalisierung. Sie setzt deshalb auch auf freie und quelloffene Software wie zum Beispiel das Videokonferenzsystem BigBlueButton.
Meetings, Schulungen und Versammlungen finden in kommunalen Verwaltungen immer häufiger online statt. Die Möglichkeit, sich jederzeit in einem Video-Chat ohne großen organisatorischen Vorlauf ortsunabhängig abstimmen zu können, hat die Arbeitsprozesse in öffentlichen Verwaltungen beschleunigt und effizienter gemacht. Meetings, Schulungen und andere Veranstaltungen lassen sich als Videokonferenz leichter und kostengünstiger in die Arbeitsabläufe integrieren als Zusammenkünfte an einem Ort. Videokonferenzen sind deshalb aus modernen Verwaltungen nicht mehr wegzudenken. Es gibt eine Reihe von Systemen, die eine öffentliche Verwaltung selbst betreiben kann. Die Wahl fiel schließlich auf BigBlueButton.
Die IT-Abteilung des Landkreises wollte einerseits die Flexibilität eines eigenen Servers voll ausschöpfen, andererseits aber den Aufwand für die Systemadministration so gering wie möglich halten. Sie entschied sich deshalb dafür, den eigenen BigBlueButton-Server auf der Infrastruktur der Hostsharing eG durch die IT-Genossenschaft betreiben und warten zu lassen.
Größere Versammlungen mit BigBlueButton
Hostsharing hat das System passend zu den typischen Anforderungen einer Kreisverwaltung ausgelegt. Auf dem Server sollten viele parallele Konferenzen mit einer überschaubaren Anzahl von Teilnehmern gleichzeitig durchgeführt werden. BigBlueButton ist dafür sehr gut geeignet.
Doch wie sieht es mit größeren Versammlungen aus? Da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das System schnell akzeptierten, entschied sich die IT-Abteilung, auch größere Versammlungen als ursprünglich geplant, mit dem eigenen BigBlueButton-Server durchzuführen. Den Anfang sollte eine Personalversammlung machen, in deren Rahmen die Kreisspitze über aktuelle Themen aus der Verwaltung und der Politik informierte. Bisher nutzte man für diesen Termin einen kommerziellen Streamingdienst.
Zu den Versammlungen ist die gesamte Belegschaft eingeladen und erfahrungsgemäß nehmen über 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daran teil. Da BigBlueButton laut offizieller Dokumentation keine Konferenzräume mit so vielen Teilnehmern unterstützt, wendete sich der IT-Leiter an seinen persönlichen Ansprechpartner bei der Hostsharing eG und informierte ihn über das neue Nutzungs-Szenario. Hostsharing sagte zu, die Ressourcen des Servers für die Versammlung temporär aufzustocken und während der Konferenz ein Auge auf ihn zu haben.
207 gleichzeitige Verbindungen
Den Konferenzraum für die vielen Teilnehmer entsprechend einzurichten, übernahm die Pressestelle des Landkreises selbst. Sie schaltete die Kameras und Mikrophone der Teilnehmer ab und konfigurierte den öffentlichen Chat so, dass nur der Moderator die Fragen und Kommentare lesen konnte. Während der Konferenz gab sie sie an den Landrat und den Ersten Kreisbeigeordneten weiter, sodass diese darauf bei Bedarf reagieren konnten.
Mit diesen kleinen Änderungen an der Standardkonfiguration gewährleistete man eine straffe Versammlungsleitung für den enge Zeitrahmen von einer halben Stunde und ermöglichte gleichzeitig das offene Feedback aus der Belegschaft.
Der Verlauf der Versammlung bestätigte die Leistungsfähigkeit von BigBlueButton. Die Bildqualität war hervorragend und der Ton die ganze Zeit über lippensynchron. Hostsharing registrierte in den Logfiles des Servers in der Spitze 207 gleichzeitige Verbindungen. Die IT des Landkreises ist von BigBlueButton und der Unterstützung durch Hostsharing angetan. In Zukunft sollen nun weitere große Videokonferenzen auf dem eigenen BigBlueButton-Server durchgeführt werden. Schritt für Schritt baut die Kreisverwaltung so ihre digitale Souveränität weiter aus.
